Executive Secretary / Administrative Coordinator

Bergabunglah dengan tim kami di Bali sebagai Executive Secretary / Administrative Coordinator untuk mendukung eksekutif tingkat atas dalam lingkungan yang dinamis. Perusahaan kami, Private Advertiser, adalah ikon iklan digital terkemuka di Indonesia, dengan kantor pusat yang strategis di Jakarta dan cabang di Bali yang menjadi pusat inovasi kami. Di sini, Anda akan bekerja dengan tim yang terdiri dari para profesional berpengalaman, di mana setiap proyek adalah kesempatan untuk berkontribusi pada misi kami dalam menciptakan iklan yang menarik dan efektif.

Sebagai Executive Secretary / Administrative Coordinator, Anda akan menjadi penghubung utama antara eksekutif senior dan tim operasional. Anda akan bertanggung jawab untuk mengatur jadwal, mengelola komunikasi internal dan eksternal, serta memastikan semua operasional berjalan lancar. Anda akan bekerja dengan berbagai perangkat lunak administratif seperti Microsoft Office Suite, Google Workspace, dan sistem manajemen proyek seperti Asana atau Trello. Anda akan memiliki kesempatan untuk mengembangkan keterampilan manajemen Anda dan berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan kami.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengatur jadwal dan mengelola komunikasi untuk eksekutif senior, termasuk rapat, panggilan, dan email.
• Mengelola dokumen dan file administratif, memastikan semua informasi tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.
• Mengelola agenda rapat dan memastikan semua peserta rapat memiliki informasi yang diperlukan sebelum pertemuan.
• Mengatur perjalanan dan akomodasi untuk eksekutif senior, termasuk pemesanan tiket pesawat, hotel, dan transportasi.
• Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk mengatur pesan, panggilan, dan pertemuan.
• Memastikan semua operasional berjalan lancar dengan mengelola tugas-tugas administratif seperti pengiriman surat, pengelolaan inventaris, dan pengelolaan surat menyurat.
• Membantu dalam pengelolaan proyek dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti Asana atau Trello.
• Menyediakan dukungan administratif untuk tim operasional, termasuk pengelolaan jadwal, pengelolaan tugas, dan pengelolaan sumber daya.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• Pendidikan minimal Sarjana dalam bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 3 tahun sebagai Executive Secretary atau Administrative Coordinator di lingkungan korporat.
• Keterampilan komunikasi yang kuat, baik lisan maupun tertulis, dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia.
• Kemampuan untuk mengatur jadwal dan mengelola waktu dengan efektif.
• Pengalaman menggunakan perangkat lunak administratif seperti Microsoft Office Suite, Google Workspace, dan sistem manajemen proyek seperti Asana atau Trello.
• Kemampuan untuk bekerja dengan tingkat stres tinggi dan dalam lingkungan yang dinamis.
• Kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan dalam tim.
• Sertifikasi dalam bidang administratif atau manajemen adalah plus.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait